Metodologia aferenta organizarii si desfasurarii activitatii de punere la dispozitia persoanelor fizice/juridice a spatiilor PEC, in scopul organizarii/gazduirii de evenimente, prin darea in folosinta a acestora cu titlu gratuit sau pentru utilizare temporara

Depunerea de catre solicitanti a cererilor de utilizare a spatiilor PEC in vederea intocmirii calendarului anual al evenimentelor programate anticipat

In vederea organizarii/gazduirii de evenimente, persoanele fizice/juridice pot solicita utilizarea spatiilor din interiorul sau exteriorul imobilului in scopul derularii activitatilor specifice evenimentelor culturale/sportive, expozitii, targuri, premieri, seminarii, conferinte etc.

Solicitantii pot fi entitati organizatoare de targuri si expozitii, dar si ONG-uri, asociatii, fundatii, organizatii muzeale, institutii de invatamant etc.

Organizatorii de evenimente au obligatia de a obtine toate avizele si autorizatiile legale pentru desfasurarea evenimentelor programate.

Pentru a evita suprapunerea evenimentelor, CJC va stabili calendarul evenimentelor pentru anul urmator, respectiv a evenimentelor cu programare anuala anticipata si in acest sens, firmele care organizeaza in mod frecvent targuri si expozitii si/sau entitatile care vor in mod expres derularea de evenimente in anumite perioade, vor depune in perioada 1-30 septembrie a anului curent solicitarile cu programarea evenimentelor pentru anul urmator.

Pentru facilitarea redactarii solicitarilor de organizare a evenimentelor in spatiile PEC si includerea acestora in Calendarul anual al evenimentelor programate anticipat, solicitantii, in functie de modalitatea de utilizare a spatiilor (cu titlu gratuit sau utilizare temporara), pot descarca si completa modelul corespunzator de cerere pus la dispozitie, respectiv:

- Cerere de programare in anul urmator a organizarii de evenimente, cu darea in folosinta a spatiilor cu titlu gratuit

- Cerere de programare in anul urmator a organizarii de evenimente, cu darea in folosinta a spatiilor pentru utilizare temporara

Solicitantii (organizatorii de evenimente) pot depune si cereri pentru care nu utilizeaza modelul pus la dispozitie de CJC, cu conditia ca acestea sa cuprinda denumirea organizatorului si datele de contact ale acestuia si ale reprezentantului legal si urmatoarele informatii pentru fiecare eveniment pentru care se solicita utilizarea spatiilor PEC:

- denumirea si perioada desfasurarii evenimentului

- modalitatea de utilizare a spatiilor (cu titlu gratuit sau utilizare temporara)

- categoria evenimentului - care poate fi:

- organizare de targuri si expozitii cu vanzare

- organizare de evenimente cu caracter cultural, artistic, sportiv, de promovare si prezentare produse din sectoarele economice reprezentative (turism, sanatate, invatamant, aparare etc), expozitii tematice, conferinte

- precizarea activitatilor derulate in cadrul evenimentului

- amplasarea spatiilor in care urmeaza a se derula activitatile aferente evenimentelor respective (parter, etaj, sala de conferinte, parcare)

- suprafetele minime estimate a fi utilizate

Cererile vor fi depuse la registratura institutiei, sau vor fi transmise prin e-mail la adresa consjud@cjc.ro.

Analiza solicitarilor si stabilirea calendarului anual al evenimentelor programate anticipat

In stabilirea calendarului de evenimente pentru anul urmator, au prioritate cele organizate de catre CJC si ca urmare, vor fi incluse in calendar evenimentele solicitate de organizatori, doar daca spatiile solicitate sunt disponibile in perioada specificata.

Pentru o cat mai buna valorificare a capacitatii PEC, se pot aproba mai multe solicitari de utilizare a spatiilor in aceeasi perioada, cu conditia ca amplasarea evenimentelor in cadrul imobilului sa nu se suprapuna (de exemplu: in cazul in care in interior se desfasoara un tip de eveniment, in exterior se poate aproba solicitarea desfasurarii unui alt eveniment).

In cazul in care, solicitarile primite sunt aferente unor evenimente a caror perioada de desfasurare si amplasament se suprapune cu cea a unui eveniment organizat de CJC sau organizat de catre alt solicitant, personalul BPE va intocmi programul anual al evenimentelor programate anticipat luand in considerare mai multe criterii de departajare pentru aprobarea solicitarilor depuse pentru perioade calendaristice identice, respectiv departajarea in functie de:

- marimea suprafetei solicitate

- marimea insumata a suprafetelor solicitate pentru evenimentele organizate pe tot parcursul anului calendaristic de catre organizatorii ale caror solicitari se suprapun

- numarul anual de evenimente solicitate

- durata evenimentului

- anvergura evenimentelor

- istoricul colaborarii solicitantului cu CJC

- vor avea prioritate solicitantii care folosesc mobilier/ standuri/ pereti de separare intr-o conditie estetica superioara

CJC isi rezerva dreptul de a amana sau anula desfasurarea unui eveniment solicitat, ca urmare a organizarii unui eveniment propriu sau a unui alt motiv bine intemeiat - informarea solicitantilor se va face in scris in timp util.

In baza solicitarilor, pana la data de 31 octombrie a anului curent, personalul BPE intocmeste pentru anul urmator calendarul anual al evenimentelor programate anticipat.

Dupa stabilirea calendarului pentru anul urmator, se comunica in scris tuturor solicitantilot care au depus cereri pentru programare anticipata a evenimentelor in spatiile PEC, raspunsurile cu privire la programarea evenimentelor pentru care au depus cerere si se transmite calendarul spre publicare in pagina de internet a institutiei.

Calendarul anual al evenimentelor programate anticipat poate fi modificat si la solicitarea organizatorilor de evenimente, cu respectarea urmatoarelor conditii:

- anularea unui eveniment programat anticipat se poate face cu 60 zile lucratoare inainte de perioada de desfasurare a acestuia

- cererile de modificare a marimii suprafetelor solicitate vor fi acceptate doar in sensul cresterii acestora

Depunerea de catre solicitanti a cererilor de utilizare a spatiilor PEC pentru fiecare eveniment sau a cererilor de comercializare de produse in spatiile exterioare ale imobilului, in afara perioadelor de desfasurare a evenimentelor

Atat pentru evenimentele prevazute in calendarul anual al evenimentelor anticipate, cat si pentru cele neincluse in calendar (pentru care perioada de desfasurare nu a fost rezervata), solicitantii trebuie sa depuna pentru fiecare eveniment o solicitare de utilizare a spatiilor in interiorul sau exteriorul PEC.

Solicitantii pot depune cereri pentru organizarea unui eveniment, pentru participarea la un eveniment sau pentru comercializarea de produse in afara perioadelor de desfasurare a evenimentelor organizate la PEC.

In functie de solicitarea privind modalitatea de utilizare a spatiilor, termenele de depunere a solicitarilor sunt:

- pentru folosinta cu titlu gratuit: cu minim 60 de zile inainte de inceperea evenimentului

- pentru utilizare temporara: cu minim 30 de zile inainte de inceperea evenimentului

Pentru depunerea cererii de utilizare a spatiilor PEC, solicitantii, in functie de calitatea pe care au in cadrul evenimentului (organizator sau participant) si de modalitatea de utilizare a spatiilor, pot descarca si completa unul din urmatoarele modelele de cerere:

- Cerere pentru organizare eveniment, cu darea in folosinta a spatiilor cu titlu gratuit

- Cerere pentru organizare eveniment, cu darea in folosinta a spatiilor pentru utilizare temporara

- Cerere de participare la un eveniment prin desfasurarea activitatii de comert de intampinare, cu darea in folosinta a spatiilor pentru utilizare temporara

- Cerere pentru derularea activitatii de comercializare de produse in afara perioadelor de desfasurare a evenimentelor organizate la PEC, cu darea in folosinta a spatiilor pentru utilizare temporara

Solicitantii pot depune si cereri pentru care nu utilizeaza modelul pus la dispozitie de CJC, cu conditia ca acestea sa cuprinda informatii despre solicitant (denumire, forma de organizare, domeniu activitate, nr.inregistrare ORC, CUI, date contact entitate si reprezentant legal), precum si urmatoarele informatii in functie de calitatea solicitantului:

- pentru solicitarile de organizare de evenimente:

- modalitatea de utilizare a spatiilor (folosinta cu titlu gratuit sau utilizare temporara)

- informatii despre categoria evenimentului - in cazul utilizarii temporare a spatiilor, categoria evenimentului poate fi:

- targ si expozitie cu vanzare

- eveniment cu caracter cultural, artistic, sportiv, de promovare si prezentare produse din sectoarele economice reprezentative (turism, sanatate, invatamant, aparare etc), expozitii tematice, conferinte

- pentru solicitarile de organizare de evenimente sau pentru participarea la un eveniment:

- informatii despre eveniment: denumire si perioada de desfasurare

- activitatile derulate in cadrul evenimentului

- categoria de produse expuse/comercializate in cadrul evenimentului

- spatiile in care va fi organizat evenimentul - cu specificarea suprafetelor (mp) si amplasarea spatiilor (parter, etaj, sala de conferinţe, hol, parcare) - in cazul participantilor la un eveniment, se va preciza durata de utilizare a spatiilor solicitate, deoarece aceasta poate fi mai mica fata de perioada desfasurarii evenimentului

- asumarea obţinerii de catre solicitant a avizelor şi autorizaţiile legale pentru a-si desfaşura activitatile in cadrul evenimentului

- asumarea respectarii prevederilor referitoare la regulile de conduita in interiorul şi exteriorul PEC si cele privind obligaţiile şi responsabilitaţile partilor

- pentru solicitarile de comercializare de produse in afara perioadelor de desfasurare a evenimentelor:

- categoria de produse expuse/comercializate

- perioada de utilizare a spatiilor solicitate

- spatiile in care se va desfasura activitatea de comercializare de produse - cu specificarea suprafetelor (mp) si amplasarea spatiilor (parcare laterala Nord/Sud sau parcare in fata PEC)

Cererile vor avea anexate copii ale documentelor de identificare atat ale solicitantului (CUI, Atestat, CI, Certificat ORC etc.) cat si ale reprezentantului, inclusiv datele de contact.

In cazul cererilor de organizare a evenimentelor cu darea in folosinta a spatiilor pentru utilizare temporara, solicitantii vor anexa schema/planul de amplasare a standurilor in spatiile ce vor fi puse la dispozitie.

In functie de natura produselor comercializate, solicitantii vor anexa autorizatia de producator/comercializare a produselor expuse, iar in cazul comercializarii de produse alimentare, autorizatia sanitar-veterinara cu care este inregistrat la DSVSA.A.

In cazul in care solicitantul depune cerere de utilizare a spatiilor PEC pentru folosinta gratuita, se va anexa la cerere si dovada acordarii solicitantului a statutului de utilitate publica.

Cererile insotite de documentele mentionate se vor depune la registratura institutiei sau vor fi transmise prin e-mail la adresa consjud@cjc.ro.

Analiza cererilor de utilizare a spatiilor PEC

Avand in vedere faptul ca evenimentele organizate de CJC au intaietate, vor fi puse la dispozitie spatiile solicitate in perioada specificata, doar daca acestea sunt disponibile.

In cazul depunerii mai multor solicitari pentru evenimentele fara programare anuala pentru aceeasi perioada de timp, selectia se va face in functie de:

- suprafata ocupata

- durata evenimentului

- anvergura evenimentului

- vor avea prioritate solicitantii care folosesc mobilier/ standuri/ pereti de separare intr-o conditie estetica superioara

- cronologia inregistrarii solicitarilor, respectiv numarul de inregistrare al solicitarii initiale

CJC poate refuza cererile solicitantilor pe care-i considera neeligibili ca urmare a comportamentului anterior al acestora si/sau in baza relatiilor juridice pe care CJC le are cu acesta.

Un solicitant este considerat neeligibil in cazul in care acesta se afla intr-una din urmatoarele situatii:

- se afla in litigiu cu CJC

- a adus prejudicii de orice natura CJC

- in urma solicitarilor aprobate anterior:

- nu a achitat taxa de participare

- nu a respectat prevederile solicitarilor

- nu a respectat regulile de conduita in interiorul/exteriorul imobilului

- nu a respectat obligatiile si responsabilitatile partilor

- a adus prejudicii de imagine CJC prin folosirea de mobilier, standuri, pereti de separare intr-o conditie estetica precara

In functie de optiunile completate in solicitare si de statutul solicitantului, spatiile se vor da in folosinta pentru utilizare temporara sau in folosinta gratuita.

Spatiile pot fi date in folosinta cu titlu gratuit, daca solicitantii au optat pentru aceasta varianta de utilizare a spatiilor si daca solicitarile sunt depuse de catre institutii subordonate CJC sau de catre entitati (asociatii/ fundatii/ ONG-uri) cu statut de utilitate publica.

In cazul cererilor de utilizare temporara a spatiilor, solicitantii trebuie sa achite o taxa de utilizare temporara a spatiilor in cadrul PEC, a carei valoare este calculata in conformitate cu prevederile HCJC-ului prin care s-au stabilit si aprobat tarifele, taxele si taxele speciale anuale, in functie de:

- categoria evenimentului

- amplasarea si suprafetele spatiilor solicitate

- durata de utilizare a spatiilor

In urma analizei solicitarilor, in aceasta etapa, cererile pot fi:

- refuzate - pentru solicitantii neeligibili

- in curs de aprobare - pentru solicitarile de dare in folosinta a spatiilor cu titlu gratuit, deoarece acestea vor fi supuse aprobarii CJC in sedinta de consiliu judetean

- aprobate - pentru solicitarile de dare in folosinta a spatiilor pentru utilizare temporara

Comunicarea raspunsurilor catre solicitanti

CJC va raspunde in scris oricarei solicitari primite - raspunsul este comunicat personal solicitantului sau este transmis prin e-mail.

In functie de rezolutia cererii, raspunsurile vor contine minim urmatoarele informatii:

- pentru cererile refuzate: motivului de refuz al solicitarii

- pentru cererile in curs de aprobare (solicitarile de dare in folosinta a spatiilor cu titlu gratuit): informatii cu privire la faptul ca, in conformitate cu prevederile legale, cererile pentru darea in folosinta a spatiilor cu titlu gratuit se aproba in prin sedinte ale CJC si in acest sens se va intocmi cate un proiect de hotarare prin care se va supune spre aprobare fiecare solicitare, urmand ca dupa aprobarea/ respingerea proiectului sa i se comunice solicitantului rezultatul (despre respingerea proiectului de hotarare sau adoptarea HCJC privind darea in folosinta cu titlu gratuit a spatiilor solicitate)

- pentru cererile aprobate (solicitarile de dare in folosinta a spatiilor pentru utilizare temporara): informatii cu privire la taxa de utilizare temporara a spatiilor (cuantumul si modalitatea de calcul, precum si modalitatea de plata a acesteia)

In cazul tuturor solicitarilor de utilizare a spatiilor aprobate, raspunsul va include si informatii cu privire la prevederile referitoare la regulile de conduita in interiorul si exteriorul PEC si cele privind obligatiile si responsabilitatile partilor.

Achitarea de catre solicitanti a taxei pentru utilizarea temporara a spatiilor in cadrul PEC

Contravaloarea taxei de utilizare temporara a spatiilor va fi achitata de catre solicitanti inainte de accesul pentru amenajare in cadrul PEC - aceasta poate fi achitata la casieria institutiei de sediul CJC din bd.Tomis nr.51 sau prin ordin de plata in contul CJC deschis la Trezoreria Municipiului Constanta, conform reglementarilor in vigoare.

Solicitantul va prezenta personalului BPE dovada achitarii taxei de utilizare temporara a spatiilor.

Neplata taxei de utilizare temporara a spatiilor PEC va atrage dupa sine:

- anularea evenimentului (daca solicitantul este organizatorul evenimentului) sau anularea participarii solicitantului la activitatile evenimentului

- refuzarea altor cereri de utilizare a spatiilor PEC depuse de catre solicitant

Elaborarea Planului de repartizare a spatiilor pentru evenimentul ce va avea loc la PEC

Dupa comunicarea raspunsurilor catre toti solicitantii care au depus cereri de utilizare a spatiilor in cadrul unui eveniment si acestia au prezentat dovada achitarii taxei de utilizare temporara a spatiilor (daca a fost cazul), personalul BPE centralizeaza solicitarile in Planul de repartizare a spatiilor pentru evenimentul respectiv.

CJC poate modifica repartizarea spatiului alocat unui solicitant prin schimbarea locatiei, dimensiunilor si marimii zonei expozitionale solicitate, in masura in care acest lucru este necesar din motive de siguranta, de ordine publica, de estetica sau pentru a asigura utilizarea mai eficienta a facilitatilor si spatiului necesar pentru buna organizare a evenimentului.

Modificarile trebuie sa se incadreze in limite rezonabile astfel incat schimbarile sa poata fi acceptate de catre solicitant.

In cazul in care sunt necesare modificari ale repartizarii spatiilor, BPE informeaza solicitantii despre masurile care se impun si in functie de caz, va conveni cu acestia asupra:

- modificarilor de suprafata/ amplasament al spatiilor solicitate

- dimensiunilor zonei expozitionale

- recalcularii taxei de utilizare temporara a spatiilor

In functie de modificarile agreate, personalul BPE actualizeaza planul de repartizare a spatiilor.

In cazul in care modificarile de repartizare a spatiilor date in folosinta solicitantului pentru utilizare temporara reprezinta modificari de suprafata si/sau amplasament al spatiilor, personalul BPE recalculeaza taxa in conformitate cu noile specificatii ale spatiului pe care-l va utiliza solicitantul.

In functie de suma rezultata in recalcularea taxei achitate de catre solicitant, diferenta:

- este returnata - daca taxa recalculata e mai mica, exceptand cazurile in care schimbarile intervin din partea utilizatorului

- achitata de catre solicitantul - daca taxa recalculata e mai mare

Amenajarea de catre solicitanti a spatiilor repartizate

Dupa definitivarea planului de repartizare a spatiilor, solicitantii pot amenaja spatiile repartizate - cu respectarea:

- repartizarii spatiilor (suprafete, amplasament in cadrul imobilului si daca e cazul, amplasarea in teren)

- prevederilor referitoare la regulile de conduita in interiorul si exteriorul PEC si cele privind obligatiile si responsabilitatile partilor.

Solicitantii vor suporta toate cheltuielile pentru amenajarea spatiilor - activitate care se va realiza cu 2 zile inainte de eveniment.

Dupa ce solicitantii si-au amenajat spatiile repartizate, personalul BPE va verifica daca acestia au respectat planul de repartizare a spatiilor, precum si regulile privind amenajarea spatiilor prevazute in instructiunile comunicate in raspunsul prin care i s-a aprobat solicitarea.

Daca personalul BPE constata ca un solicitant nu a respectat prevederile privind repartizarea si/sau amenajarea spatiilor, ii va comunica solicitantului neconformitatile, astfel incat acesta sa ia masurile ce se impun.

Dupa ce solicitantul si-a amenajat spatiul repartizat cu respectarea prevederilor, personalul BPE va intocmi in 2 exemplare PV-ul de predare-primire a spatiului si daca a fost cazul, a dotarilor.

Monitorizarea modalitatii de utilizare a spatiilor de catre solicitanti

Indiferent de modalitatea prin care CJC le-a pus la dispozitie solicitantilor spatiile (utilizare temporara/ cu titlu gratuit), este interzisa inchirierea de catre solicitanti a spatiilor catre terti.

Pe parcursul derularii activitatilor evenimentului, personalul BPE monitorizeaza modalitatea de utilizare a spatiilor de catre solicitanti si verifica daca acestia:

- respecta regulile de folosinta ale spatiului interior si exterior al PEC

- respecta regulamentul si regulile de conduita in interiorul si exteriorul imobilului

- nu aduc prejudicii de imagine CJC prin folosirea de mobilier, standuri, pereti de separare intr-o conditie estetica precara

- folosesc spatiile numai in scopul pentru care au depus solicitarea

Daca un solicitant nu poate utiliza spatiul din diverse motive sau este impiedicat sa-l utilizeze in totalitate datorita incalcarii normelor legale, oficiale sau conditiilor generale, tehnice si de utilizare, acestuia nu ii va fi returnata taxa de utilizare temporara a spatiilor.

In cazul in care personalul BPE constata ca solicitantul nu a respectat modalitatea de utilizare a spatiilor, il va atentiona asupra neconformitatilor si ii solicita luarea de masuri de remediere.

Daca solicitantul nu ia masurile necesare pentru utilizarea conforma a spatiilor repartizate, CJC poate retrage dreptului de folosinta a spatiilor si sa evacueze solicitantul - caz in care CJC ii poate refuza pe viitor solicitarile de utilizare a spatiilor PEC.

Eliberarea spatiului utilizat de catre solicitanti

La finalizarea evenimentelor, solicitantii elibereaza spatiile utilizate, iar personalul BPE verifica daca spatiile sunt curate si intacte (fara daune) si daca utilizatorii nu au lasat mobilier si/sau marfuri depozitate in incinta imobilului, cu exceptia cazului in care acestia au solicitat si au primit acordul scris in acest sens - caz in care solicitantii trebuie sa achite contravaloarea taxei de depozitare.

Solicitantii vor suporta toate cheltuielile pentru eliberarea/dezafectarea spatiului si vor realiza activitatea pe o perioada de 1 zi dupa terminarea evenimentelor.

Daca se constata ca un solicitant a provocat daune ale spatiilor PEC, cauzate de el insusi, de reprezentantii lui legali sau de angajatii sai, va trebui sa despagubeasca CJC pentru daunele provocate - caz in care, in functie de natura si amploarea acestora, CJC ii poate refuza solicitarile ulterioare de utilizare a spatiilor PEC.

In functie de caz, personalul BPE calculeaza sumele pentru:

- contravaloarea taxei de depozitare

- depasirea numarului de zile pentru dezafectarea spatiului

In cazul constatarii de daune, in functie de natura si amploarea acestora, pentru calcularea sumelor datorate de catre solicitant, poate fi necesara constituirea unei comisii de evaluare compusa din membri desemnati din cadrul mai multor compartimente din cadrul CJC.

In cazul in care se impune calcularea de taxe suplimentare, solicitantul va achita contravaloarea acestora la casieria CJC sau prin ordin de plata.

In cazul in care solicitantul nu achita sumele datorate:

- BPE va instiinta DGAPJ si DGEF despre faptele constatate, pentru efectuarea demersurilor necesare achitarii debitului

- CJC ii va refuza pe viitor solicitarile de utilizare a spatiilor PEC

Dupa ce solicitantii au eliberat spatiile repartizate si au achitat sumele/taxele datorate (daca a fost cazul), personalul BPE va intocmi in 2 exemplare PV-ul de predare-primire a spatiului si a dotarilor (daca a fost cazul).

In functie de caz, in PV se va consemna daca utilizarea spatiilor de catre solicitanti a implicat:

- calcularea de taxe suplimentare - cu detalierea naturii si cuantumului acestora

- calcularea de despagubiri

- precizarea faptului ca sumele/taxele au fost sau nu achitate

Reguli de conduita in interiorul si exteriorul Pavilionului Expozitional Constanta

(conform prevederilor ROF PEC - HCJC 255/2021 privind stabilirea unor tarife, taxe si taxe speciale pentru anul 2022 - anexa 7.1-Cap.V)

Este obligatorie respectarea de catrea ambele parti a regulilor de conduita - nerespectarea regulilor se va sanctiona in conformitate cu prevederile ROF-ului PEC (Cap.VII).

Reguli privind spatiile din interiorul PEC

- este interzisa utilizarea spatiului de catre persoane fizice sau juridice care nu au solicitat si achitat taxa de utilizare temporara

- utilizatorii vor folosi doar spatiile pentru care s-a achitat taxa de utilizare temporara

- utilizatorii vor accesa doar spatiile si bunurile puse la dispozitie

- utilizatorii vor respecta normele de protectie si preventie la incendiu asa cum sunt prevazute in legislatia in vigoare

- nu se va folosi foc deschis in interiorul imobilului, decat de catre persoane autorizate conform legii, cu acordul scris al CJC

- este interzisa depozitarea si utilizarea de gaze comprimate/ lichefiate, combustibili, lichide inflamabile in cadrul imobilului, cu exceptia cazului in care s-a solicitat si s-a obtinut acordul scris din partea CJC, urmare a otinerii avizelor si autorizatiilor legale

- amenajarea spatiului, precum si dezafectarea/eliberarea acestuia se va realiza pe cheltuiala exclusiva a solicitantului si cu respectarea intervalului de timp stabilit pentru aceste activitati (2 zile inainte de eveniment pentru amenajare si 1 zi dupa terminarea evenimentului pentru eliberare) - depasirea numarului de zile de amenajare/eliberare a spatiului se va taxa in conformitate cu hotararile CJC referitoare la taxele de utilizare temporara a spatiilor din cadrul PEC

- amenajarile temporare vor fi realizate conform legislatiei din materiale care sa nu fie deteriorate sau care ar putea crea o imagine proasta (ex. standuri murdare, deteriorate sau in culori diferite ale peretilor de separare; mese si scaune rupte, deteriorate sau in mai multe culori)

- se interzice conectarea la instalatiile electrice fara acordul organizatorului - operatiunea se va realiza doar de catre personalul autorizat al organizatorului evenimentului

- se interzice interventia in functionarea sistemelor de instalatii electrice si/sau de ventilatie (prize, intrerupatoare, module de reglaj)

- se interzice deteriorarea, murdarirea si modificarea in orice mod a componentelor si instalatiilor tehnice ale imobilului (de exemplu prin gaurire, folosirea de cuie sau suruburi etc.) si se interzice aplicarea pe acestea a vopselelor, tapetului si adezivilor

- se interzice deteriorarea rosturilor de pe peretii, plafonului si a podelei imobilului, asezarea de fundatii sau lucrari similare

- se interzice montarea elementelor de ancorare a amenajarilor pe structura imobilului

- se interzice suspendarea articolelor de plafoanele incaperilor

- se interzice acoperirea geamurilor sau a usilor cu colante fara solicitare si aprobare prealabila

- se interzice blocarea usilor de acces in incinta

- se interzice blocarea accesului la tablourile de siguranta, hidranti, lift

- se interzice utilizarea spatiilor publice in alte scopuri decat cele pentru care au fost amenajate

- se interzice introducerea in incinta PEC de utilaje sau masini, fara acordul scris din partea CJC

- se interzice accesul in incinta cu animale de companie, cu exceptia evenimentelor care permit acest lucru - acest aspect va fi semnalizat pe usa de acces

- se interzice fumatul in incinta imobilului

- se interzice consumul de alcool in incinta PEC, cu exceptia evenimentelor tematice in acest sens

- utilizatorii vor avea o tinuta decenta si vor folosi un limbaj cordial in relatiile cu angajatii CJC si ceilalti utilizatori

- utilizatorii nu vor crea conflicte cu ceilalti utilizatori si nici cu angajatii CJC

- utilizatorii vor folosi spatiile special destinate in exterior pentru aruncarea deseurilor si vor pastra curatenia spatiului utilizat

- utilizatorii vor accesa doar grupurile sanitare puse la dispozitie si doar pentru uz personal specific

- utilizatorii se vor asigura ca dupa terminarea evenimentului spatiul folosit va ramane curat

- utilizatorii nu vor lasa mobilier si/sau marfuri depozitate in incinta imobilului decat daca au solicitat, au primit acordul scris in acest sens si au achitat contravaloarea taxei de depozitare

- utilizatorii nu isi vor insusi bunurile (mobilier, decoratiuni etc.) din dotarea CJC

- utilizatorii au obligatia de a obtine autorizatiile legale necesare desfasurarii evenimentului

Reguli privind spatiile din exteriorul PEC

- toti utilizatorii care vor avea ca activitate prezentarea, desfacerea, comercializarea produselor de provenienta animala si/sau perisabile vor avea obligatia sa respecte legislatia in vigoare desfasurarea activitatii, normele de igiena, prevederile legale privind fiscalizarea activitatii comerciale si a normelor de prezentare, depozitare si comercializare, mijloace de depozitare a deseurilor

- utilizatorii care desfasoara activitati care presupun pregatirea termica a produselor vor trebui sa aiba materia prima gata preparata in vederea tratamentului termic, vase de unica folosinta, spatiu si mijloace pentru colectarea deseurilor

- utilizatorii se vor asigura ca spatiile folosite sunt curate, atat pe perioda desfasurarii evenimentului, cat si dupa finalizarea acestuia

- este interzisa utilizarea spatiului de catre persoane fizice sau juridice care nu au solicitat si achitat taxa de utilizare temporara

- accesul autoturismelor in parcare se va realiza doar prin locurile special amenajate

- autoturismele vor ocupa locurile de parcare amenajate in acest sens

- accesul la rampa de incarcare-descarcare se poate realiza doar pentru operatiuni specifice, urmand ca la finalizarea operatiunilor accesul sa fie lasat liber

- dupa finalizarea evenimentului, nu vor fi lasate bunuri sau autoturisme in parcare

- locurile de parcare cu statut special, nu vor fi ocupate sau blocate

- accesul pe platforma cu autoturisme sau utilaje se va face doar cu aprobarea, scrisa, prealabila a reprezentatilor CJC

- amplasarea temporara in parcarea laterala de casute, corturi albe, rulote, chioscuri, etc. se va realiza doar cu aprobarea CJC

- mentinerea amenajarilor exterioare se va realiza doar cu aprobarea scrisa a CJC si dupa plata taxei de depozitare

- amenajarile exterioare (corturi, pavilioane, rulote, casute etc.) vor fi conforme cu normele ISU

- pentru colectarea deseurilor utilizatorii vor folosi doar spatiile special amenajate

- este interzisa bransarea utilizatorilor la instalatiile de utilitati - bransarea se va realiza de catre personal autorizat, pe cheltuiala utilizatorului, dupa primirea acordului scris din partea CJC, urmand ca la finalul evenimentului se fie facturate consumurile

- amplasarea utilizatorilor va fi stabilita de reprezentantii CJC

- se vor respecta normele sanitar veterinare si normele de protectie si preventie la incendiu asa cum sunt prevazute in normele legale in vigoare

- pentru alte scopuri decat cele de uz personal se va utiliza spatiul de curatare/ spalare situat in anexa PEC

Obligatiile si responsabilitatile partilor

(conform prevederilor ROF PEC - HCJC 255/2021 privind stabilirea unor tarife, taxe si taxe speciale pentru anul 2022 - anexa 7.1-Cap.VI)

Obligatiile, responsabilitatile si drepturile CJC

- CJC va raspunde, in scris, in termenul legal oricarei solicitari primite

- CJC va pune la dispozitie spatiul solicitat, in perioada solicitata, daca este disponibil

- CJC va pune la pune la dispozitia utilizatorilor care ocupa o suprafata mai mare in interiorul PEC, un birou in care sa-si desfasoare activitatile administrative, in baza unei solicitari depuse in acest sens

- CJC poate modifica repartizarea spatiului alocat unui solicitant, daca acest lucru este necesar din motive de siguranta, de ordine publica, de estetica sau pentru a asigura utilizarea mai eficienta a facilitatilor si spatiului necesar pentru buna organizare a evenimentului

- CJC isi rezerva dreptul de a amana sau anula un eveniment solicitat, ca urmare a organizarii unui eveniment propriu sau a unui alt motiv bine intemeiat - informarea solicitantului se va face in scris in timp util

- CJC isi rezerva dreptul de a nu admite anumite produse

- CJC va asigura pentru solicitantii de utilizarea a spatiilor in interiorul PEC utilitatile - lumina, apa, caldura sau aer conditionat

- CJC va oferi spre folosinta gratuita un numar limitat de locuri de parcare pentru fiecare solicitant - un loc de parcare pentru fiecare 50 mp solicitati

- CJC va asigura punerea la dispozitie a spatiilor in conditii optime de folosinta imediata

- CJC va incasa taxa de utilizare temporara a spatiului din cadrul PEC inainte de ocuparea spatiului pentru evenimentul solicitat

- CJC nu ofera prestari servicii pe perioada de desfasurare a evenimentelor sau inainte si dupa acestea

- CJC isi rezerva dreptul de a evacua persoanele fizice sau juridice care vor ocupa abuziv spatiul PEC

- CJC nu raspunde pentru paza bunurilor expuse in interiorul, exteriorul sau parcarea PEC

Obligatiile, responsabilitatile si drepturile utilizatorilor

- utilizatorii au obligatia de a respecta prevederile ROF-ului PEC

- utilizatorii au obligatia de a achita taxa de utilizare a spatiului PEC inainte de ocuparea spatiului si desfasurarea evenimentului solicitat

- utilizatorii au obligatia de a solicita si obtine orice autorizatie sau aviz necesare desfasurarii evenimentului - CJC este exonerat de orice culpa in cazul in care utilizatorul nu a solicitat si primit autorizatiile sau avizele necesare

- utilizatorii au obligatia de a informa, in scris si in timp util orice modificare in datele survenite in solicitare sau desfasurarea evenimentului aprobat a se desfasura

- utilizatorii au obligatia de a folosi spatiile PEC numai in scopul pentru care au depus solicitarile si in scopul amenajarii spatiilor repartizate

- utilizatorii vor primi si preda numai prin proces verbal de predare-primire, spatiul repartizat si eventualele dotari

- utilizatorii au obligatia de a solicita informatii, detalii si/sau clarificari doar in scris

- daca solicitantii nu pot utiliza spatiul din diverse motive sau sunt impiedicati sa-l utilizeze in totalitate datorita incalcarii normelor legale, oficiale sau conditiilor generale, tehnice si de utilizare, acestora nu le va fi returnata taxa de utilizare temporara a spatiilor si vor fi obligati sa despagubeasca CJC ( daca este cazul) pentru toate daunele cauzate de ei insisi, de reprezentantii lor legali sau de angajatii sai

- in timpul perioadelor de amenajare si dezafectare a spatiului, activitatea se poate desfasura, atat in interiorul pavilionului cat si in spatiile exterioare, intre orele 8:00 si 16:30 de luni pana joi si intre orele 8:00 si 14:00 vinerea - utilizatorii care, din motive exceptionale, au nevoie sa efectueze lucrari de amenajare a spatiului repartizat in afara acestui interval orar, trebuie sa solicite acordul scris al CJC

- utilizatorii spatiului de la rampa de incarcare-descarcare vor folosi spatiul doar in vederea operatiunilor specifice, dupa care vor lasa spatiul liber si vor ocupa locurile de parcare in masura disponibilitatii acestora

- organizatorul evenimentului are obligatia de a supraveghea montarea si demontarea amenajarilor aferente spatiilor repartizate, acesta fiind responsabil (direct raspunzator) de securitatea instalatiilor si amenajarilor, a articolelor expuse si a altor obiecte

- amenajarea spatiului trebuie realizata cu respectarea masurilor de siguranta si a normelor PSI, astfel incat sa nu prezinte un pericol pentru siguranta si ordinea publica, dar mai ales pentru viata si sanatatea oamenilor

- in cazul in care deseurile provenind din constructia si/sau dezafectarea spatiilor nu sunt eliminate de catre organizator, CJC va asigura acest serviciu pe cheltuiala exclusiva a organizatorului evenimentulu

- utilizatorii sunt obligati sa respecte legislatia in vigoare cu privire la paza si securitatea la incendii, nerespectarea acestora fiind in culpa exclusiva a utilizatorului

- se interzice blocarea sau restrictionarea accesului la zonele de interventie in caz de incendii si la hidrantii de incendiu, la caile de evacuare in caz de urgenta si la zonele de siguranta - hidrantii interiori si exteriori nu pot fi obstructionati si trebuie sa poata fi identificati si accesibili

- se interzice blocarea sau restrictionarea accesului de vehicule parcate, obiecte de expozitie depozitate, materiale de constructie, ambalaje sau alte obiecte, atat in timpul perioadelor de constructie si demontare a amenajarilor, cat si pe perioada desfasurarii evenimentului

- vehiculele si/sau obiectele care blocheaza zonele de interventie in caz de incendii, caile de evacuare in caz de urgenta sau zonele de siguranta vor fi indepartate pe cheltuiala organizatorului evenimentului

- utilizatorii au obligatia de a utiliza in conditii optime toate instalatiile si dotarile pavilionului (lifturi, toalete, usi, geamuri, ferestre si celelalte spatii de folosinta comuna)

- utilizatorii au obligatia de a asigura curatenia spatiilor utilizate pe perioada de desfasurare si dupa terminarea evenimentului si de pastrare a integritatii bunurilor puse la dispozitie de CJC

- utilizatorii se vor asigura ca angajatii sau invitatii lor vor ocupa locurile de parcare asa cum sunt prevazute

- utilizatorii aduc la cunostinta participantilor faptul ca este interzis accesul cu mijloace auto pe platoul descoperit (platforma pietonala) din fata pavilionului, cu exceptia autoturismelor de interventie in caz de urgenta

- utilizatorii au obligatia de a afisa o conduita corespunzatoare fata de institutia CJC - fata de angajati, precum si cu privire la spatiul si bunurile date spre utilizare

- utilizatorii au obligatia de a folosi un limbaj cordial, respectuos si pertinent cu vizitatorii, cu ceilalti utilizatori si cu angajatii CJC

- spectacolele pirotehnice vor fi aprobate de CJC, iar organizatorul evenimentului are obligatia de a obtine avizele necesare de la autoritatile competente

- utilizatorii vor respecta normele sanitar veterinare in vigoare, CJC fiind exonerat de orice responsabilitate in cazul incalcarii acestora

- utilizatorii sunt obligati sa comercializeze doar produsele pentru care detin avize, autorizatii, certificate de producator etc, emise conform normelor legale

- utilizatorii raspund in solitar pentru nerespectarea normelor legale in vigoare privitoare la fiscalizarea activitatii desfasurate

Taxe de utilizare temporara a spatiilor PEC

(conform prevederilor ROF PEC - HCJC 255/2021 privind stabilirea unor tarife, taxe si taxe speciale pentru anul 2022 - anexa 7)

Amplasare spatii

Categorie eveniment / activitate

Taxa minima de utilizare temporara a spatiilor

Observatii

Corp Expozitional

parter - suprafata 2.135mp

etaj - suprafata 980,39mp

organizare de targuri si expozitii cu vanzare

parter: 8 lei/mp/zi

suprafata minima 1.000mp

etaj: 5 lei/mp/zi

suprafata minima 200mp

Taxa nu include standuri de expunere, montarea/demontarea acestora sau alte dotari specifice activitatii de organizare targuri si expozitii (bannere, materiale publicitare, sisteme de mediatizare) paza si curatenie.

organizare de evenimente cu caracter cultural, artistic, sportiv, de promovare si prezentare produse din sectoarele economice reprezentative (turism, sanatate, invatamant, aparare, etc), expozitii tematice, conferinte

parter: 7 lei/mp/zi

suprafata minima 500mp

etaj: 4 lei/mp/zi

Taxa nu include amenajarea Corpului expozitional (scena, scaune, etc).

hol acces - suprafata 304,85mp

comert de intampinare

18 lei/mp/zi

Taxa nu include standuri de expunere, montare/demontare a acestora sau alte dotari specifice activitatii de organizare targuri si expozitii (bannere, materiale publicitare, sisteme de mediatizare) paza si curatenie.

organizare de evenimente cu caracter cultural, artistic, sportiv, de promovare si prezentare produse din sectoarele economice reprezentative (turism, sanatate, invatamant, aparare, etc), expozitii tematice, conferinte

11 lei/mp/zi

Taxa nu include amenajarea Corpului expozitional (scena, scaune, etc).

loc de joaca pentru copii (etaj) - suprafata 165mp

eveniment pentru copii

taxa eveniment: 600 lei/zi

Taxa nu include consumatia.

Sala Conferinte Cupola

(etaj Corp Administrativ)

pt.suprafata 432,45mp/ 372 locuri

organizare conferinte

2.350 lei/zi

Taxa include acces la grupuri sanitare aferente, mobilier necesar (mese, scaune), fara instalatie de sonorizare.

concerte/ petreceri

3.300 lei/zi

organizare evenimente culturale, artistice, promovare si prezentare

1.700 lei/zi

pt.suprafata 752,16mp/ 583 locuri

organizare conferinte

3.500 lei/zi

concerte/ petreceri

5.000 lei/zi

organizare evenimente culturale, artistice, promovare si prezentare

2.600 lei/zi

Parcari

in fata Pavilionului Expozitional

comert de intampinare

20 lei/mp/zi

Se va permite amplasarea de rulote sau similare.

parcare laterala Nord si Sud

parcare pt.targuri cu vanzare (participare la eveniment)

7 lei/mp/zi

Taxa nu include asigurarea de utilitati pe platforma parcarii.

parcare pt.expozitii, concerte, petreceri (organizare eveniment)

5 lei/mp/zi

latura Sud

latura Nord

parcare autovehicule

2,20 lei/loc/ora

Nu se garanteaza siguranta autoturismelor sau a bunurilor din acestea.